上司

2018年02月10日

上司への質問は、「‘当たり’をつけたクローズドクエスチョン」が効果的


こんにちは!

パフォーマンスアップコーチのナカムラトモコです。



先日受けたアサーティブの研修で、面白い気づきがあったのでシェアしたいと思います。 

 

この時のテーマは、「批判に対してアサーティブに対応する」と言ったもの。 

事例は、上司に作成した資料を提出するものの、「こんなの全然ダメ!」と強く突き返される部下が、どうアサーティブに対応するか。。。
 

何度もそういう目に遭ってしまうと、オドオドしてしまうか、もしくは逆切れするか。

でも、責められて終わるでもなく、かといって、ブチ切れるわけでもなく、いいコミュニケーションを取っていきたいもの。

 

ロールプレイをしていて気づいたのは、上司に対する質問の仕方。


質問には大きく分けてクローズドクエスチョンと言われるものと、オープンクエスチョンと言われるものがあります。

クローズドクエスチョンとは「イエス」「ノー」で答えられる質問で、オープンクエスチョンとは5W1Hの質問で、出てくる答えが様々であるもの。

コーチングをしていると、オープンクエスチョンでクライアントさんの考えを引き出すようにするのですが、上司に対しては、敢えてクローズドクエスチョンの方がいいということに気づいたのです。

 

「こんなの全然ダメ!」

とダメ出しを受けて、すごすごと「すみません・・」とその場を去るのは最悪。

きちんと何がダメかを理解し、作り直しをしなければ、資料は改善されないわけで。

 
その時に言いがちなのが、

「どこが悪いんでしょうか?」

と言うオープンクエスチョン。


上司の中から答えを引き出そうとするのはNGです。

そりゃぁ上司もムッとして、「そんなの自分で考えろ!」と、言うでしょう。
 

そうではなく、クローズドクエスチョンを使う方がいいと言うこと。 

「ここを改善しなきゃいけないのかな~」と言う‘当たり’をつけて上申する。

ここで重要なのは、単に改善点を予測して言うだけではなく、その資料を作った時に気をつけたところも言うこと。


「私としてはこの部分を強調したかったのですが、
 フォントの大きさがマズイのでしょうか?
 それとも文章が長すぎるんでしょうか?」

と言うような感じ。
 

‘当たり’が当たっていれば「そうだ」とイエスを貰えるし、ノーの場合であったらそこから上司の考えがポロリと出ることもあるし、出ないとしても、‘当たり’をつけたところが問題ではないということはわかります。

 

上司は部下から答えを引き出されたくはない。

これだと思うのですよね。

 


何も考えずに「どうしたらいいですか?」ではダメで、「こうした方がいいのではないかと思います」と言う‘当たり’をつけた意見を上司は聞きたいのでしょう。


まぁ、状況にもよるでしょうが、基本、上司には‘当たり’をつけたクローズドクエスチョンで。

 

本当のところを言うと上司には「(他人は分かりやすく)言わなければわからない」と言うことを知った上で、敢えて本人の考える力を引き出す関わりをしていただきたいもの。

上司の自分が今これを言ってしまうのは簡単だけど、自分で考えて欲しいと思って資料を突き返すのならいいけれど、単に「アホか!」とか「何を答えを求めてるのだ!」の感情的な理由で突き返すのは止めていただきたいものです。。。



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2016年10月13日

部下がこちらの意図を理解しないことで、イライラしてしまうあなたへ・・・


こんにちは!

パフォーマンスアップコーチのナカムラトモコです。




以前、このブログを書きましたが、また思い出しました。
 

意図をはっきりさせなかったばかりに部下が間違ったことをやってしまったこと。。。

 

あ、今回の‘部下’は私なんですけど。(笑)
 

 

かつて薬剤師だった私は、大学を出てすぐに某病院の薬剤部に勤務しました。
 

その病院の薬剤部では、薬局勤務、病棟勤務、薬剤倉庫勤務と3か所を2カ月毎のローテーションで回って仕事をするというシステムだったのですが、最初に私が就いたのは薬剤倉庫勤務でした。
 

ここで新人の私に課せられた仕事は、「添付文書の整理」。

 
薬には添付文書と言う説明書がついています。

倉庫なので、箱に入っている添付文書を抜き出して、あいうえお順にクリアファイルに綴じよと上司から指令を受けたのです。


仕事は早くするべきだと思っていた私は、とにかく鬼のようなスピードで添付文書をかき集め、並べ替え、驚くべき早さで仕上げました。

まぁ、それでも何日間かは、かかったんですけどね。

 

「え?もう出来たの・・?」

 と、驚く上司。

 

ほら、ここは褒めるところでしょ?

得意気な私はそう思ったのですが、上司は何も言わず。。。



と言うのも、どうも、私に添付文書を整理させたのは、勉強をさせるためだったらしいのです。


色んな添付文書を集める中で、あぁこういう薬もあるのか・・とか、こういう用法用量で使うのか・・とかを、学ばせながら最終的に添付文書集ができあがったらいいな、と言う意図があったようです。

 
そんなことは露とも知らず、私はとにかく早くやる方がいいと思い、ただただ機械的に集めて、並べて、綴じて・・・

 
上司の意図は全くと言って私には伝わっていなかったのです。

 
 

後で、「あぁ、そういうことだったのね」と気付いた私ですが、あの数日間で添付文書に対してすっかり食傷気味になってしまい、この後数年で薬剤師から足を洗うことになってしまったのは、私の個人的な‘飽き性’の性格のせいではあるんですが。

 

 

でも、こういうことって結構あるんじゃないでしょうか。
 
上司としては良かれと思ってさせたのに、部下には全く違う意図で伝わってしまうってこと。

 
私だって、最初に「添付文書を見て、勉強しなさい。そして、整理しなさい」と言う言葉を言われたら、もう少しゆっくり読みながら整理したと思うのです。

 

 

 

人は、誰かに伝えたいことを言葉にする時に、結構‘省略’してしまっています。

肝心なことはわかりやすく伝えないと、相手には伝わりません。

そうでないとせっかくの‘思い’も台無し。

 

なので、出し惜しみ(笑)せず、意図ははっきり伝えましょう。

 「あなたにこうなって欲しいから、これをしてもらうの」

と。

 

「言わなくてもわかりなさい!」

 部下は超能力者じゃないし、これではあなたの意図が伝わらなくて、あなた自身がイライラするだけです。。。




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